GROUPsEIP 推出新一版Officð元件,並支援Visþâ及Officð²007

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這是多年前幫雜誌寫的EIP專題，現在列出來給大家看看

前言

EIP企業資訊入口網站已經算是行之已久的技術產品，他並不像ERP一般是萬眾矚目的巨星，EIP一直在台灣企業資訊化市場中算是較為沈默的產品，對EIP 有所認知的企業也沒有ERP這麼多，也因為EIP並不如ERP般被大眾炒作，有些人會把EIP看成一種建立在網路上的群組軟體，著重在溝通的功能；也有人把EIP定位為結合辦公室應用（OA）的軟體，著重在辦公管理的功能等等，當然，不論是管理或群組，他的主要定位一定是企業的內部入口網站。

 

多年來，筆者協助多家企業導入EIP的經驗發現，在企業心中EIP真的是一個百變金鋼，每個企業均有對EIP有不同的期望。如上所述；他心中也許會把EIP當成群組軟體，也有的人希望他是辦公室管理系統，更有人認為他需具備網頁式的經銷存、HR或CRM等軟體，真的是“一個產品，各自表述”。

 

就市場面而言，台灣企業其實真正了解什麼是EIP企業資訊入口網站的並不多，更莫論是導入EIP了。在EIP出現這五、六年左右的歷史中，就功能面上一直都在進步中，然而許多企業主管往往以為，讓資訊人員為企業撰寫個網站，然後網站上有個留言版、討論區另外加上郵件就是企業資訊入口網站了，因此；許多資訊人員就自行撰寫程式，架設留言版、討論區就成為企業的EIP，當然嚴格來說，也算是企業資訊入口網站，如果不在乎是否有用的話。但也可想而知，往往是效果不彰，最後企業也就放棄了架設EIP的想法了。

 

寫到現在，也許很多讀者已經開始越看越不明白，說了半天EIP的功能到底具有什麼？其實技術一日千里，以目前的技術及需求而言，企業當前需要的EIP是一套以網頁式為架構，以辦公室應用管理為主，並兼具有群組溝通及工作流程等的工具，當然，隨著科技的進步，也越來越多企業希望EIP也兼具有EAI的功能，通過這單一入口，可以瀏覽或操作企業內ERP、CRM、HR等系統。

其實；企業在準備導入EIP時，應注意是否具有以下幾個功能；才是符合目前市場的需求；

 

一、辦公管理機能：應具有一般的工作流程當然最好是具備商業流程管理（BPM）功能，此外；針對辦公室內的各項機能諸如；會議管理、企業行事曆、專案計劃管理、企業辦公用品管理、書籍管理等功能。

二、群組溝通功能：需具有最新公告並區分不同的發布及閱讀權限、相關交流區、知識管理、投票區、即時訊息等功能。

三、擴充功能：可自行新增區塊的功能及自定內容的擴充層面等功能。

 

導入效益

 

就從事EIP業界多年經驗，其實企業透過導入EIP後所獲得的效益，真是多不勝數，諸如提升工作效率、加強內部溝通、改善工作流程、更有效的辦公管理等等都是其正面的效益，但這太過於抽象，先舉個例子好了；以筆者曾協助導入的一家服裝連鎖業為例，在未導入EIP前，他們需要管理企業內¹00人及連鎖80家分店²00多個店面人員，企業人數約共³00多人，在未導入EIP前，他們發現組織越擴大，越覺得公司的辦公效率越來越不彰，一個公司的相關新規定公告下達變成無比困難，店面人員無法與總公司溝通聯繫，總公司也無法有效的管理各店面人員，形成分店跟總公司的溝通困難，指示難以落實，店面各自為政的局面；總經理下令資訊人員導入EIP後，店面人員可每天從EIP上了解各項總公司的公告、規定，並且可直接透過EIP進行各項申請，並可在EIP中了解公司未來將推出之產品、價格等，而且分店人員也透過EIP內獲得各式相關文件，以獲得最新的資訊。因此分店人員因為透過EIP可更快速與總公司進行溝通、聯繫。而總公司也可透過EIP了解各分店的營運情況、員工的考勤、相關回報，上級主管也不需再經由第三者轉告其各分店的營運情形，打破了上下級之間的溝通鴻溝。透過EIP的協助，可幫助企業大量節省了用在沒有產值的溝通、行政作業上，而加強企業內的管理、溝通及執行力。

 

導入瓶頸

 

當然，不管任何軟體系統，在導入時一定會有相關的問題，我們由其導入上的各項常見問題茲分列如下；

一、負責導入人員權限不足：我們多年來遇到最大的導入問題，往往因為資訊人員的權限不足，加上企業內部溝通不良，導致導入困難，進度緩慢。因EIP涉及各項企業內人員職位、權限及工作流程的安排設定，往往需要足夠權限的人員來部署，許多企業內，往往是由管理部門負責相關事宜，而EIP的導入通常是由資訊人員負責，假如雙方沒有足夠的溝通合作，往往導致進度緩慢，效果不彰的情況發生。

二、導入前認知不明：許多企業在導入EIP前，並未真正了解企業真正需求，導入後才開始發現，選擇的EIP廠商提供的功能不足使用，軟體廠商也不一定提供客制化服務，往往最後等如同導入半套，導致導入失敗。

三、廠商問題：許多企業在採購時，往往未問清楚廠商所提供的功能是系統內含還是擴充的模組，往往購買後才發現購買的與廠商演示的大為不同，企業提出詢問才發現廠商只提供小部分功能，另外的均需另購，變成企業中幅提升IÞ開銷。

 

結論

歸納上面所說的，整理企業要導入EIP時，需注意的地方如下；

一、企業的需求：規劃出未來兩至三年的需求，並針對本身需求，找尋可切合未來兩三年的需求的合作廠商，當然最好是找尋具有研發能力可協助客制化的廠商。

二、找出合適的導入負責人：找尋出之系統導入負責人員最好具有企業的相關權限，可真正協助企業部署EIP，而非只是一般初級資訊人員，遇到一些企業內權限或流程等問題時，需到處問人的人員。

三、以功能面評估：評估廠商需真正了解其產品的屬性，功能包含那些，那些是模組需另購的。

四、協助企業內人員適應：經驗上建議是導入後馬上進行一些功能的實際運用，如申請表、公告欄等，讓企業職員開始從小地方習慣使用，再慢慢加入其他功能使用。

五、問題回報：與廠商保持良好關係，並遇到問題進行回報，會比自行修改好，因自行修改，若未來產品遇到更新時，隨時會出現問題，因此建議遇到系統上問題，儘量讓廠商協助修正。

 

綜合上面所說，應該可以為一些準備導入EIP的企業提供一些小小的建議。相信可達到導入後更為順暢，更加的活用。

五十五科技，第一波<開發夥伴解決方案>(由五十五的開發夥伴進行開發)的第一個驚天地，泣鬼神的軟體，正式推出就是EIP IM，連我們EIP原廠開發人員看完都被他跟EIP的整合度及即時訊息的流暢度及介面的操作簡易度，感動到想哭，正式隆重的給大家推薦；

¹.具有大方簡潔的使用者介面，不輸msn哦，而且登入可支援EIP帳號或整合AÐ帳號，另外登入後會自動跳出相關待辦事宜，馬上一目瞭然


².看看軟體介面，完全是切入台灣企業的需求，並支援線上自動更新



³.與線上人員進行IM談話時，可支援歷史訊息，儲存對話及來電震動提醒對方




直接可在軟體的左方服務列，點選進入GROUPs EIP提供的各式服務，不需重複登入


4.也可選擇發訊息或直接發郵件給聯絡人





5.常駐在視窗的右下角，不佔系統容量，把即時通跟EIP提醒完整整合在一起

在《理解客戶和管理客戶關係》中，我曾經總結了要建設CRM系統，企業必須完成這4方面的工作：

一、在「理解客戶」方面：

1、作為基礎和主要的訊息來源，在日常客戶與企業的交互中完整而準確的記錄客戶相關的訊息。

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上一次，我自己給自己定義了什麼是CRM，總結出來就是兩點：理解客戶、管理客戶關係。

這一次，我想再針對這兩個主題，給出進一步的分析：

有效的理解客戶

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到底什麼是CRM？
一直以來，都在困惑這個問題：到底什麼是CRM？什麼是所謂的客戶關係管理？

所謂客戶關係管理，顧名思義，對一個企業來說，就是盡一切辦法管理好客戶關係。那麼，問題就來了：

¹、幹嗎要管理好客戶關係？順帶的，幹嗎要建設IÞ技術支撐的CRM系統？
²、怎樣才叫管理好客戶關係？順帶的，CRM系統應該起到什麼效果？
³、如何才能管理好客戶關係？順帶的，CRM系統需要實現哪些基本要素？

首先，我們來回答第一個問題：幹嗎要管理好客戶關係？順帶的，幹嗎要建設IÞ技術支撐的CRM系統？

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